BAB VI DESAIN SISTEM

1. Arti Desain Sistem
1. Tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem
2. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
3. Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem
2. Tujuan Desain Sistem
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yg jelas dan rancang bangun yg lengkap kepada pemrogram komputer
3. Tekanan-Tekanan Desain

Tekanan-Tekanan Desain adalah tekanan-tekanan yg harus dipertimbangkan dlm mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya. Perancang sistem informasi harus memperhatikan sejumlah Tekanan-Tekanan Desain yg mempengaruhi kerjanya, yaitu:

1. Kualitas dan kegunaan informasi
2. Kebutuhan-kebutuhan sistem
3. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data
4. Faktor-faktor organisasi
5. Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas
6. Faktor-faktor manusia
7. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

1. Kualitas dan kegunaan informasi

Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yg berkualitas, yaitu tepat waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance).

2. Kebutuhan-kebutuhan sistem

1. Keandalan-> menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan utk melakukan suatu proses yg dapat dipercaya dan dibutuhkan
2. Ketersediaan-> berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user
3. Keluwesan-> menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yg berubah
4. Kemudahan diperlihara

Setelah sistem diterapkan,maka sistem harus dipelihara misalnya hal-hal yg tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipenuhi dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum hrs dilakukan.

3. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data

1. Volume-> menunjukkan volume data yg terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jml dari data yg harus diproses dalam satu periode waktu tertentu.
2. Hambatan waktu pengolahan-> menunjukkan jml dari wkt yg dpt diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.
3. Permintaan perhitungan-> merupakan model-model matematik yg harus diterapkan shg informasi dapat dihasilkan sesuai dgn yg diinginkan oleh user.

4. Faktor-faktor organisasi

1. Sifat Organisasi -> untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yg tertentu, pertama kali yg perlu dipahami adalah sifat organisasi.
2. Tipe Organisasi -> dpt dikategorikan sbb:
1. Organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggung jawab utk area fungsi tertentu, misal produksi, marketing dll
2. Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dlm divisinya
3. Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggung jawab bersama thd suatu fungsi dlm suatu proyek

Utk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yg lainnya kebutuhan informasinya juga berbeda.

3. Ukuran Organisasi -> semakin besar ukuran organisasi, semakin banyak informasi yg dibutuhkan.
4. Struktur Organisasi -> juga merupakan faktor yg mempengaruhi kebutuhan informasi. Cth: tanggungjawab thd manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen pembelian pd organisasi yg lain. Pd departemen produksi biasanya membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya. Sedangkan pd departemen pembelian lebih membutuhkan inf. Mengenai harga dan pemasok.
5. Gaya Manajemen -> terdapat 2 gaya manajemen tersebut yaitu:
1. Gaya manajemen yg Otokratik lebih senang dengan sistem informasi yg terpusat (centralized).
2. Gaya manajemen yg Demokratik lebih senang dengan sistem informasi yg tersebar (decentralized).

5. Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas

Desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya utk memeprolehnya dengan manfaat informasi yg dihasilkan.

6. Faktor-faktor manusia

Analis sistem hrs mencoba utk dapat mendesain sistem yg dapat diterima oleh semua pemakainnya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saja. Sistem informasi yg didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapat sistem informasi dengan user interface yg baik dan dapat meningkatkan produktifitas pemakainya.

7. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

Lima macam kelayakan hrs tetap diperhitungkan dlm desain sistem informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan jadwal, kelayakan operasi dan kelayakan hukum. Walaupun kelayakan-kelayakan ini tekah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetapi dlm tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yg direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.

BAB V TEKNIK PENGUMPULAN DATA

1.         TEKNIK WAWANCARA    

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analisis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang di wawancarai (interview).

A.           Mempersiapkan wawancara

1.   Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.

2.   Utarakanlah maksud dari wawancara.

3.  Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang di wawancarai.

4.   Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang di wawancarai jug berbeda.

5.  Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan (checlist) dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

B.        Melakukan wawancara

1.   Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.

2.  Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.

3.  Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.

4.  Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.

5.   Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum di ungkapkan.

6.  Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.

7.  Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau diadakan wawancara lagi bila perlu.

 

2.          TEKNIK OBSERVASI

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

I.                    Petunjuk melakukan observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan :

a.          Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi :

- Apa yang akan di observasi;

- Dimana letak lokasi observasi;

- Kapan observasi akan dilakukan;

- Siapa yang akan melakukan observasi;

-  Siapa yang akan di observasi;

- Bagaimana melaksanakan observasi ini.

b.         Mintalah izin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang 
            terlibat

c.          Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)

d.         Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung

e.          Kaji-ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat

 

3.         TEKNIK DAFTAR PERTANYAAN

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analisis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

I.             Tipe dari daftar pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas ( free format ) dan format pasti (fixed format ). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1.         Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan- pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.

2.       Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pastidengan memilih jawaban tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk di tabulasi dan di isi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

A.   Check-off  questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

B.   Yes/No Questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.

C.   Opinion/choice questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

II.                  Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1.   Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang inin dikumpulkan.

2.   Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.

3.   Tuliskan pertanyaan pertanyaan yang akan diajukan.

4.   Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlbih dahulu.

5.   Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

BAB IV ANALISIS SISTEM

 

ANALISIS SISTEM

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikn dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

I.       ANALISA SISTEM MENURUT PARA AHLI

1. Menurut Mc Leod :Analisa Sistem Adalah Suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.
2. Menurut  Pressman : Analisa Sistem Adalah Kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.
3. Menurut  Yourdan : Analisa Sistem Adalah Suatu kegiatan mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data.
4. Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang, Pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik dan konseptual.

II.      LANGKAH-LANGKAH ANALISA SISTEM

Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan yang akan langkah-langkahyang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisa sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem  sifatnya hanya  penelitian pendahuluan.

Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

 Penjelasan langkah - langkah analisis sistem:

1. Mengidentifikasi Masalah

    Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu :

           A. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi.   Misal terjadi penurunan omset penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut.

           B. Mengidentifikasi Titik Keputusan

          Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah terjadi. Contoh : penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

           C. Mengidentifikasi Personil - Personil Kunci

           Setelah titik - titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil - personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

2.      Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.  Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

A. Menentukan jenis penelitian

B. Merencanakan jadwal penelitian

C. Membuat penugasan penelitian

D. Membuat agenda wawancara

E. Mengumpulkan hasil penelitian

3.      Menganalisis Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

A. Kelemahan dari sistem lama tersebut

B. Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4.      Membuat Laporan Hasil Analisis

Isinya adalah :

A. Alasan melakukan analisis sistem

B. Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem 
              lama

C. Mengidentifikasi penyebab masalah

D. Mengidentifikasi titik keputusan

E. Menguraikan penelitian yang dilakukan

F. Menguraikan hasil analisis

G. Kesimpulan analisis.

 

III.       MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS  

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

1. Analisis telah selesai dilakukan
2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)
5. Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.